Questo articolo è per aiutare coloro che stanno per aprire la Partita IVA e hanno bisogno di indicazioni su come fare le fatture.

Quando ho aperto io la P. IVA ricordo che i primi mesi avevo tantissime difficoltà. Quindi voglio scrivere l’articolo che avrei letto volentieri qualche anno fa quando ero agli inizi.

Abbiamo creato un piccolo sito interattivo, gratuito e molto semplice da usare per imparare a creare le fatture. In soli 4 passaggi hai una fattura in PDF - e racchiude tutto quello che c’è in questo articolo, per chi preferisce imparare facendo. Dagli un’occhiata cliccando qui.

Per questo non prendo nulla per scontato, e cerco di descrivere tutto nel modo più preciso e semplice possibile.

Aggiornamento: dal 1° luglio 2022 ci sono delle novità sulle fatture anche per i Fisioterapisti.

Alcuni di noi hanno l’obbligo di emettere fatture elettroniche sin da ora (e altri saranno obbligati tra qualche tempo), ma questa guida resta ancora valida per le fatture cartacee.

A prescindere dalla tua situazione, ti consiglio di leggere l’articolo completo da qui.

Introduzione

Possiamo considerare la nostra professione come la vendita di un servizio (la fisioterapia) a pazienti privati o altri enti, come ospedali, cooperative, cliniche e centri.

Oltre alla vendita di un servizio, l’attività del fisioterapista prevede anche l’acquisto di cose che saranno utili per l’attività stessa. Pensa alla carta per il lettino, alla crema per la tecar o attrezzi vari.

Quindi durante la propria vita professionale, un fisioterapista effettua sia acquisti che vendite.

Che sono le fatture?

Questa introduzione era necessaria per capire meglio a che servono le fatture.

Infatti, le fatture possono essere di due tipi:

• Fatture di vendita - le emetti ai pazienti, o in generale ogni qual volta che guadagni dei soldi dall’attività;
• Fatture di acquisto - che ricevi come acquirente da chi ti ha venduto qualcosa, in generale tutte le volte che spendi dei soldi per l’attività.

Quelle di cui ti devi preoccupare di più sono le prime, perchè sono quelle che dovrai compilare ed emettere.

Le seconde le ricevi soltanto, quindi no problem.

Tutte e due le tipologie però vanno inviate al commercialista.

Il commercialista alla fine dell’anno sulla base delle fatture che gli abbiamo mandato ricostruisce quello che è successo e calcola quanto abbiamo guadagnato e quanto abbiamo speso.

In base a questi calcoli fa la nostra bella dichiarazione dei redditi (che per le Partite IVA si chiama Modello Unico) e ci dice quante tasse e quanti contributi dobbiamo pagare.

Se non sai qual’è la differenza tra le tasse e i contributi, o in generale vuoi avere un po’ di concetti di base sulla Partita IVA per Fisioterapisti, leggi pure quest’altro articolo.

Il commercialista ci dirà anche se possiamo avere “sconti” sulle tasse dopo aver acquistato cose che possano essere oggetto di detrazioni.

Quindi le fatture sono dei documenti che rendicontano una vendita o un acquisto e servono per tenere traccia dell’andamento della tua attività da Libero Professionista.

Come si emette una fattura?

Per fortuna per i Professionisti Sanitari il processo è molto semplificato (rispetto per esempio alle fatture che deve emettere un’azienda).

Questo è vero soprattutto per chi rientra nel Regime Forfettario (ci rientrano tutte le P. IVA che fatturano – cioè guadagnano - fino a €65.000 lordi all’anno).

In generale la struttura di base di una fattura deve contenere:

• Intestazione, cioè chi sta emettendo la fattura e deve prendere i soldi;
• Dati di chi riceve la fattura, cioè i dati di chi compra, di chi deve pagare;
• Data e numero del documento;
• Descrizione del bene/servizio che viene venduto (per esempio “prestazione fisioterapica”);
• Importi unitari, quantità e importo totale (per esempio 4 terapie al prezzo di €30, totale €120).

Intestazioni

In ogni fattura bisogna indicare i dati di:

1. Chi sta emettendo la fattura;
2. Chi sta ricevendo la fattura;

In modo che sia chiaro chi è che sta ricevendo soldi e chi è che sta pagando.

Operativamente, quando lavoriamo alle fatture i nostri dati saranno sempre gli stessi su ogni fattura, quindi non dobbiamo preoccuparci di modificarli. Per esempio:

Dott.ssa Fisioterapista Luisa Bianchi

Via Tiburtina, 1 – Roma

P.IVA: 00000000000

Cellulare ed e-mail (opzionali)

Diverso è per i dati dei pazienti/centri con cui collaboriamo, questi ogni volta possono variare e dobbiamo ricordare di chiederli al paziente, nello specifico il codice fiscale e l’indirizzo (io all’inizio me ne dimenticavo sempre).

Se fatturiamo ad un centro/clinica/ospedale l’intestazione sarà chiaramente la ragione sociale o i dati dei titolari. Nel caso di un paziente privato abbiamo per esempio:

Gentile sig. Mario Rossi

Residente in Via Tiburtina 10, Roma

Codice Fiscale

Cellulare ed e-mail (opzionali)

Data e numero del documento

Le fatture devono rispettare un certo ordine, vanno numerate e bisogna indicare in che data sono state emesse.

Il numeratore dura un anno, quindi il 31 dicembre il numeratore termina e riparte dal numero uno il 1° gennaio.

Facciamo un esempio.

Inizia il 2023 ed emetto la prima fattura dell’anno il 7 gennaio 2023. Questa sarà nel nostro numeratore:

Fattura n.1 del 07-01-2023

Durante l’anno, una fattura dopo l’altra, magari arrivo al 28 dicembre 2023 alla:

Fattura n.43 del 28-12-2023

A Capodanno non fatturo nulla, e facciamo finta di riprendere il 3 gennaio 2024. La nuova fattura non sarà la n.44, ma sarà la:

Fattura n.1 del 03-01-2024

Quindi anno nuovo, vita nuova. Anche per il nostro numeratore delle fatture.

Quantità e Importi

La stragrande maggioranza delle fatture che emetto io hanno solo una riga (poche volte due righe).

Di solito uso descrizioni come “Prestazione Fisioterapia”, “Ciclo Fisioterapia”, “Fisioterapia Domiciliare”.

Ognuno di questi può avere prezzi diversi. Il punto di questa sezione è calcolare il totale della fattura, moltiplicando prezzo per quantità di ogni prodotto/servizio e sommando i totali.

Esempio

Facciamo un esempio: per un paziente hai svolto prima un ciclo di 10 terapie domiciliari a €40 e poi 5 tecar a €20.

La fattura sarà composta da due righe.

Sommando i due totali parziali:

• €400 delle Domiciliari (10 terapie da €40);
• €100 delle Tecar (5 terapie da €20);

Si ottiene il totale della fattura, cioè €500.

Una volta calcolato il totale, abbiamo finito?

Ni, dipende a seconda dei casi. Se ti trovi nel Regime Forfettario, abbiamo finito.

Come faccio a sapere se sei nel Regime Forfettario?

Se hai appena aperto la P.IVA, al 99% dei casi sei nel Regime Forfettario, che è il regime semplificato per chi si è messo in proprio da poco oppure lo è già da un po’ e non supera gli €85mila di fatturato annui.

Questa guida si rivolge a chi ha aperto da poco la P.IVA, quindi è abbastanza probabile che se ti interessa l’argomento ti trovi nel Regime Forfettario, per cui non ci addentriamo negli altri casi (dove bisogna proseguire aggiungendo agli importi l’IVA, specificando le aliquote ecc.).

Quindi se sei in Regime Forfettario al totale di €500 dell’esempio di prima non dovrai aggiungerci l’IVA.

Per questo nelle fatture che emettiamo bisogna assolutamente indicare la seguente dicitura:

Operazione effettuata senza applicazione dell’IVA ai sensi dell’art.1, commi da 54 a 89, Legge n.190/2014 - Regime Forfettario. Si richiede la non applicazione della Ritenuta alla fonte a titolo di acconto come previsto Dall’art. 1, comma 67, Legge n.190/2014. Imposta di Bollo sull’Originale (per importi superiori ad €77,47).

Come dice l’ultima parte, se la fattura supera come importo totale €77,47 c’è bisogno di comprare una marca da bollo di €2 e applicarla sull’originale.

Che significa “l’originale”?

Di ogni fattura dovrai produrre più copie.

L’unica che deve essere cartacea è appunto l’originale (cioè quella che consegni al paziente/ente con cui collabori) che richiede marca da bollo.

Quindi quella per il paziente la stampi, ci apponi la marca da bollo, e la scansioni/fotocopi per te e per il commercialista.

Se invece è senza marca da bollo perché sotto €77,47 puoi anche non stamparla e mandarla direttamente per email.

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Accordi sul compenso

Se concordato con il paziente o con l’ente con cui collabori, puoi aggiungere un 4% al totale della fattura.

Questi sono soldi in più.

A che servono questi soldi in più? Sono una sorta di aggiunta per pagare i contributi (quelli della pensione).

Di solito io agisco in questo modo: non mi accordo per il 4% con i pazienti privati, ma lo faccio quando collaboro con altri enti (tipo le cooperative).

Per lo stesso principio si possono aggiungere nel totale anche i €2 della marca da bollo (se il totale della fattura è superiore a €77,47).

Quindi se ho concordato entrambe le cose – il 4% e la marca da bollo – su una fattura con totale di €600 come prima ci aggiungo queste due voci:

• €24 a titolo di Contributo Integrativo INPS 4%;
• €2 a titolo di Bollo (art. 15 DPR 633/72);

Per un totale da pagare di €626.

Bonus: Pagamenti e quietanza

Sulla fattura puoi indicare il tuo IBAN per ricevere pagamento tramite bonifico.

Se il paziente invece ti paga in contanti (ricorda che in contanti _non può scaricare la spesa medica*_ nella dichiarazione dei redditi) o carta, puoi _quietanzare_ la fattura: cioè scrivere a mano (o usando un timbro che si vende nei negozi specializzati) la scritta “quietanza” accompagnata dalla tua firma, e semplicemente tutto ciò significa che **la fattura è stata saldata** e che non avrai null’altro da chiedere.

È un dettaglio che puoi anche omettere perché non è obbligatorio, ma molti preferiscono farlo.

Bonus n.2: Se la fattura del fisioterapista è intestata alla moglie può pagare il marito?

Situazione: marito e moglie hanno il conto corrente cointestato. La moglie non ha una carta a suo nome, usano quella del marito.

Secondo l’Agenzia delle Entrate si può fare e la spesa resta detraibile*.

*Vuoi sapere di più sul discorso della detraibilità? Leggi pure la Guida al Sistema Tessera Sanitaria per i Fisioterapisti.

Che programma uso per fare le fatture?

Ora che hai capito il meccanismo di base per emettere fatture, ti spiego come farle operativamente.

Quando sei all’inizio e magari non puoi spendere soldi per programmi gestionali, va benissimo usare Microsoft Excel, o le alternative gratuite Google Fogli o LibreOffice Calc, che sono gratuiti a differenza di Excel.

Template gratis

Ti lascio dei template (che ho realizzato io) che di volta in volta dovrai modificare, salvare con nome (come ti ho spiegato nella sezione del numeratore) in una cartella apposita, e stampare se necessario.

I template sono formato A4 e ottimizzati per la stampa in bianco e nero (perché ho una stampante laser che stampa solo in bianco e nero).

Sentiti libera/o di personalizzare il modello con il tuo logo, con i caratteri e i colori che preferisci.

Per il resto vedrai tutti gli elementi di cui abbiamo parlato fin ora.

Ti consiglio di fare sempre il backup della tua cartella delle fatture (anche su servizi online tipo Google Drive, Dropbox, OneDrive, ecc.).

Ricorda che il numeratore va rispettato alla perfezione.

Se usi un gestionale il numeratore sarà gestito in automatico, ma se le fai a mano fai attenzione a non creare buchi nel numeratore saltando un numero o invertendo le date.

Anche per il 2023, due volte all’anno devi caricare le informazioni delle fatture, nello specifico dei pazienti privati che vogliono scaricare la spesa del fisioterapista, sul Sistema Tessera Sanitaria.

Ho scritto un articolo su Sistema Tessera Sanitaria qui.

Conclusione

L’articolo era bello lungo, e sei arrivata/o fin qui, ti spinge davvero tanta motivazione!

Spero che la guida ti sia stata utile, e ti auguro tante tante fatture :D

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Grazie ancora, e a presto!